ビジネス

成果をだすための優先順位の考え方

こんにちは!馬場ふゆかです( ^ω^ )

所属しているビジネスコミュニティでの月1セミナーに行ってきました〜!

コミュニティ主催者の相羽みうさんによる今回の講義は、

成果を出すための優先順位の考え方!

時間管理のマトリックスってご存知ですか?
優先順位をしっかりつけることで、やるべきタスクを減らすことができるんです。

時間管理のマトリックス

今回、お伝えするのは、【重要度】を優先する考え方です。

緊急性ばかりにとらわれていると、無駄な活動を優先することが多くなります。

下の図をみてください。

 

<時間管理のマトリックス>

【第1領域:緊急】

・締め切りのある仕事
・打ち合わせ
・営業活動
・クレーム処理

 

【第2領域:価値】

・計画や準備
・学習、自己啓発
・人間関係作り
・品質の改善

 

【第3領域:錯覚】

・突然の来訪
・会議や報告書
・重要でない接待や付き合い
・重要でない電話

 

【第4領域:無駄】

・何もしない待ち時間や移動時間
・噂話などの暇つぶし
・見せかけの仕事
・現実逃避

 

 

この図は、事項を【緊急度】【重要度】で切り分け、4つの領域に分けています。

この図にしたがって、自分の活動を振り返ってみると、普段の活動や行動はどの領域にあてはまりますか?

 

 

 

例えば私の場合、最近2週間にやったことを書き出してみます。

・メルマガ読者さんとのやり取り
・Twitter企画進行
・コンサルを受ける
・マインドマップ作成
・取材、レポート化して提出
・企業と打ち合わせ
・zoom会議

こんな感じでした。

これらのことをやっていて私ができなかった仕事は

・コンテンツ作り
・LP作成

の2点。

まあ両方とも重い仕事なのですが・・・これを後回しにしてよかったのか、少し考えていきます。

私が優先すべきは仕組み作り

まず、最終的に私が何を目標にしているのかというと、それは【仕組み作り】です。
ネット上でレバレッジを効かせてお金が入ってくる仕組みを作っているわけです。

つまり、優先すべき【重要事項】は、仕組み作りに直結する事項ですね。

さきほど私がやったものをもう一度書き出し、それらの項目に、先ほどのマトリックスの図のどこの領域に入るか考えてみます。

・メルマガ読者さんとのやり取り→2
・Twitter企画進行→3
・コンサルを受ける→2
・マインドマップ作成→2
・取材、レポート化して提出→2
・企業と打ち合わせ→1
・zoom会議→3

 

ふゆか
ふゆか
3が2つもあるし、1が1つしかないだと・・・!?

 

ちなみに終わらなかった仕事の領域は・・・

 

・コンテンツ作り→2
・LP作り→1(期限がある)

 

 

ふゆか
ふゆか
1と2をやり残してるー!!

 

驚きの結果が判明しました。

領域3にしたもののなかで、zoom会議は今後第2領域の価値に繋がる可能性もありましたが、Twitter企画などは完全に後回しでよかったですね。

優先順位を間違えたのは、緊急性を選んでしまったから

なぜTwitter企画を優先してしまったかというと、企画を募集したこともあり、いまやらねば!タイムリーなうちが反応もいい!と、見事に緊急性ばかりを見て、フロー型のSNSに流されてしまったわけです。

こうしてみるとLP作った方が良かったのは一目瞭然ですね。

 

ふゆか
ふゆか
おまけに企業さんのLPですし・・・絶対にこっちの方が重要ですよ(苦笑)

 

コンテンツ作りはすぐにできるものではないから急いでも仕方ない、コツコツと・・・という考えがでてきてしまい、完全に重要度を見落としていました。

しっかり意図をもってこれからの資産作りを

今回セミナーでは、自分のやってきたタスクについて、領域2と3が多かった人が大半でした。

領域3の仕事をこなすことも悪いことではないんです。

なかには、領域3の作業が価値に変わることもあります。

例えば、Twitterでつぶやいたことに反応がたくさんあったら、そのつぶやいた内容は多くの人が共感、または興味をもった内容なわけなので需要があることがわかります。

そこからコンテンツ化、記事化などをすればこれはマーケティング調査をした集客にもなります。

 

ふゆか
ふゆか
これから自分がやることに対して、どういう目的をもってやるか

 

私の場合、集客と仕組み作りに繋がるものが重要度が高く、優先順位が上に来なければいけません。

第1領域のものって、緊急性も高いので多くの人は見落としません。(私は見落としましたが・・・)

 

ふゆか
ふゆか
見落とされやすいのが、緊急性が低いけど重要性が高い第2領域なんです。

 

この第2領域への時間をしっかり作ることができるように、日々の作業がどの領域に属するのかを考えられるようにならないといけないですね。




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